Artikel 1 Voorwerp
De contractvoorwaarden zijn van toepassing op alle afgesloten contracten met EVENTUM. De klant verklaart zich hiertoe gebonden.
Eventuele afwijkingen van deze contractvoorwaarden gelden alleen, indien dit uitdrukkelijk en schriftelijk tussen de klant en EVENTUM overeengekomen is, en hebben enkel betrekking op de specifiek vermelde zaken in deze afwijking. Alle andere verkoopsvoorwaarden blijven geldig. In geval één of meerdere bepalingen uit de overeenkomst ongeldig zouden zijn, tast dit op geen enkele wijze de geldigheid aan van de overige bepalingen, noch van de overeenkomst in haar geheel.
Artikel 2 Totstandkoming
EVENTUM maakt promotie (o.a. website, social media) en op maat gemaakte offertes met daarin een aantal programma’s en diensten.
Deze offertes en promotie zijn louter indicatief en houden geen verbintenis in vanwege EVENTUM.
De overeenkomst tussen EVENTUM en de klant komt tot stand na het ondertekenen door beide partijen van een contract of door een mondelinge opdracht van de klant en een schriftelijke acceptatie er van door EVENTUM. Iedere door EVENTUM met de klant gesloten overeenkomst wordt aangegaan onder ontbindende voorwaarde van herroeping van het geheel of één van de onderdelen ervan door EVENTUM binnen de veertien dagen na ondertekening; iedere door EVENTUM met de klant gesloten overeenkomst is dan ook pas definitief veertien dagen na ondertekening ervan.
De klant verbindt zich ertoe binnen de twintig dagen na ondertekening van de overeenkomst en ten laatste dertig dagen voorafgaand aan het evenement een voorschot van 70% van het aan EVENTUM volgens overeenkomst verschuldigde bedrag over te maken op rekening BE63 7310 6660 3508 van EVENTUM.
Deze is pas definitief na een storting van een voorschot 70% van het aan EVENTUM verschuldigde bedrag op BE63 7310 6660 3508 van EVENTUM. Bedrijven buiten België dienen 100% van het bedrag te betalen 14 dagen voor aanvang van het event.
Vaststelling door EVENTUM dat voormeld voorschot binnen de gestelde termijn zich niet bevindt op voormelde rekening impliceert automatisch en van rechtswege ontbinding van de overeenkomst ten laste van de klant.
Bij laattijdige reservatie, d.i. voorzover de overeenkomst wordt afgesloten binnen de termijn van veertien dagen voorafgaand aan het evenement, wordt deze aangegaan onder ontbindende voorwaarde van herroeping van het geheel of één van de onderdelen ervan door EVENTUM binnen de twee dagen na ondertekening en verbindt de klant zich ertoe binnen de zeven dagen na ondertekening van de overeenkomst het volledig volgens overeenkomst verschuldigde bedrag over te maken op rekening BE63 7310 6660 3508 van EVENTUM; vaststelling door EVENTUM dat het volledig bedrag binnen de gestelde termijn zich niet bevindt op voormelde rekening impliceert automatisch en van rechtswege ontbinding van de overeenkomst ten laste van de klant.
Artikel 3 Prijs
Al onze prijzen zijn vermeld in Euro en waar mogelijk per persoon. BTW is steeds exclusief en 21% in België. Voor landen van de EU of landen met een EU BTW overeenkomst dient u 0% BTW te rekenen voor diensten, 6% voor transporten en kamers met ontbijt, 12% voor geserveerd eten en 21% BTW voor de dranken geserveerd.
Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen volwassenen en kinderen in de prijzen. Ingeval van onvoorziene/onverwachte prijsstijging van het geheel of één van de onderdelen van het evenement behoudt EVENTUM zich het recht voor de prijzen aan te passen. Extra bestelde zaken worden verrekend aan een coördinatieloon per uur, aangevuld met een agency fee en eventuele onkosten.
Artikel 4 Betalingsvoorwaarden en wijziging aantallen
Na afsluiten van het akkoord dient de klant een voorschot van 70% te storten op het in artikel 2 vermelde nummer van EVENTUM.
Uiterlijk 30 dagen voor de activiteit dient dit bedrag op de rekening te staan van EVENTUM. Alle kosten hiervoor vallen ten laatste van de klant.
Na de activiteit wordt de saldofactuur van 30% verstuurd. Deze dient uiterlijk 30 dagen na factuurdatum vereffend te zijn hetzij anders bepaald op de factuur.
Bij laattijdige reservatie (14 dagen voor activiteit) dient het volledige bedrag ten laatste 3 dagen voor de activiteit op de rekening van EVENTUM te staan (zie artikel 2).Bedrijven buiten België dienen 100% van het bedrag te betalen 14 dagen voor aanvang van het event.
EVENTUM stelt als regel dat alle activiteiten die 3 dagen voor aanvang niet betaald zijn of waarvoor geen voorschot ontvangen is, geannuleerd zijn. Ook indien het bedrag reeds gestort werd en op een latere datum op de rekening van EVENTUM terechtkomt.
Hier gelden dan de annulatievoorwaarden uit dit contract.
Tot 10 dagen voor de uitvoering kan het aantal deelnemers met 10% gewijzigd worden zonder bijkomende kosten. Elke wijziging groter dan deze 10% impliceert een volledige facturatie van deze aantallen boven de 10% wijziging. Indien effectief meer deelnemers deelnemen dan vermeld in het contract zal een meerprijs per bijkomende deelnemer worden aangerekend, gelijk aan de overeengekomen prijs per deelnemer.
In geval van wanbetaling zal het openstaande bedrag automatisch, van rechtswege en zonder ingebrekestelling worden vermeerderd met een intrest gelijk aan 1,2% per begonnen maand.
Bovendien zal de klant automatisch, van rechtswege en zonder ingebrekestelling een schadevergoeding aan EVENTUM verschuldigd zijn welke minimaal 25% zal bedragen van het verschuldigde bedrag, onder voorbehoud van het recht in hoofde van EVENTUM om vergoeding te vorderen voor de volledig door haar geleden schade in geval deze hoger zou liggen dan dit forfaitair minimum.
Wanbetaling kan door EVENTUM worden beschouwd als een verbreking van het contract.
Artikel 5 Annulatievoorwaarden
Indien de klant dit wenst kan zij na het afsluiten van de overeenkomst de activiteit annuleren.
De annulatiekosten bedragen , afhankelijk van de datum van de annulatie:
– Tot 30 dagen voor de activiteit: 50% van de totale som
– Tot 14 dagen voor de activiteit: 70% van de totale som
– Bij laattijdige reservaties (geboekt 14 dagen voor aanvang van de activiteit) wordt de volledige som behouden bij annulatie
Dit onder voorbehoud van het recht in hoofde van EVENTUM om volledige vergoeding voor de door haar geleden schade te vorderen mocht deze hoger liggen dan dit forfaitair minimum (bv bij strengere voorwaarden van leveranciers zoals hotels bv.).
Artikel 6 Annulatie door EVENTUM
EVENTUM streeft er naar de door haar geleverde prestaties, medewerkers, activiteiten (al dan niet geleverd door derden), organisatie en bijhorende diensten zo goed mogelijk beantwoorden aan de in dit contract bepaalde beschrijvingen.
EVENTUM behoudt zich het recht in geval van omstandigheden buiten haar wil om (zoals onder meer overmacht, stakingen, weersomstandigheden, technische defecten, ongevallen, materiaalbreuk, etc) de activiteiten te annuleren of in samenspraak met de klant een passend alternatief aan te bieden.
Indien de klant het vooropgestelde alternatief verwerpt, zal EVENTUM van al haar verplichtingen tegenover de klant ontslagen zijn. De klant heeft onder geen beding recht op een schadevergoeding in dit geval.
Indien om redenen van veiligheid EVENTUM of de voor veiligheid verantwoordelijke personen zouden beslissen om bepaalde prestaties gedeeltelijk of volledig te annuleren of bepaalde materialen niet ter beschikking te stellen, dan zal EVENTUM geen enkele verantwoordelijkheid dragen voor mogelijke schade welke hierdoor zou ontstaan in hoofde van de klant.
Indien de hele of gedeeltelijke verbreking toe te schrijven is aan de klant zal dit worden aanzien als een verbreking van het contract ten laste van de klant.
Artikel 7 Tijdsbestek
EVENTUM stelt alle activiteiten op binnen een bepaald tijdsbestek, indien door toedoen van de klant deze activiteiten langer uitlopen dan voorzien (te laat aanvangen met de activiteit, niet opvolgen van tijdsmodules in een activiteitencarrousel, etc.) worden de hieruit volgende kosten integraal doorgerekend naar de klant toe.
Artikel 8 Aansprakelijkheid
EVENTUM is aansprakelijk voor de coördinatie en planning van het evenement en de werknemers hiervoor aangetrokken.
(EVENTUM handelt in hoedanigheid van mandataris van leverancier(s), maar wijst elke verantwoordelijkheid af in de uitvoering van de verplichtingen tussen de klant en de leverancier(s).)
Alle bij de organisatie betrokken medewerkers andere dan de eigen werknemers dienen over een eigen burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering te beschikken.
EVENTUM draagt geen enkele verantwoordelijkheid voor fouten van deze medewerkers.
EVENTUM en zijn medewerkers kunnen onder geen beding aansprakelijk gesteld worden voor:
– Diefstal, verlies of beschadiging van de goederen van de deelnemers
– Lichamelijke of stoffelijke schade berokkend aan de deelnemers door derden of deelnemer(s)
– Het niet naleven van veiligheidsvoorschriften en onderrichtingen meegedeeld door de verantwoordelijke ter plaatse, al dan niet een derde.
– Ongevallen of schade met gemotoriseerde voertuigen of activiteiten op het water
Dit geldt ook voor de diensten verleend door tussenpersonen in zoverre deze verantwoordelijkheid niet door de wet geregeld is.
Alle materialen die door EVENTUM ter beschikking gesteld worden, dienen ingeval van verlies of schade door de deelnemers vergoed te worden.
Elk lichamelijk ongemak (ziekte, allergie, etc.) dat een invloed zou hebben op de uitoefening van de gekozen activiteit, dient vooraf schriftelijk meegedeeld te worden.
Voor activiteiten op het water dient men zonder uitzondering 100 meter te kunnen zwemmen en is een zwemvest aanhebben ten alle tijde een absolute voorwaarde. De klant is aansprakelijk voor alle schade veroorzaakt door onaangepast of onveilig gedrag van haar deelnemers of medewerkers.
Verder dient men steeds de wettelijke bepalingen te respecteren bij het besturen van een voertuig (o;a. rijbewijs, verkeersregels, alcoholpercentage). Alle schade, hetzij lichamelijk of stoffelijk, dient onmiddellijk na het vaststellen ervan door de schadelijder te worden gemeld aan EVENTUM teneinde de oorzaken ervan vast te stellen en de gevolgen ervan zo veel mogelijk te beperken. Dit gebeurt uiterlijk 12 uur na het verloop van de activiteit.
Bij gebreke aan onmiddellijke aangifte zal EVENTUM geen enkele verantwoordelijkheid dragen.
Indien de klant een aantal eigen medewerkers inzet, is zij verantwoordelijk hiervoor, inclusief alle daden.
EVENTUM streeft er naar alle nodige vergunningen te bekomen en behouden voor alle activiteiten die zij aanbiedt.
Indien blijkt dat er extra vergunningen nodig zijn buiten haar weten om, kan zij hiervoor niet aansprakelijk gesteld worden, ook al betekent dit de onmiddellijke stopzetting van de activiteiten.
Artikel 9 Verbintenissen van de klant
Het is de taak en verplichting van de klant een verzekering voor persoonlijke ongevallen te voorzien (b.v. Via een bijstandsverzekering) via uw verzekeringsagent of een erkende verzekeringsmaatschappij.
Artikel 10 Verbreken
In geval de klant de met EVENTUM afgesloten overeenkomst zou verbreken om elke andere reden dan een fout in hoofde van EVENTUM, zal de klant gebonden zijn EVENTUM te vergoeden voor de schade welke zij lijdt ingevolge deze verbreking.
In geval van verbreking zal de klant een vergoeding betalen die minimaal en forfaitair 40% bedraagt van de overeengekomen prijs onder voorbehoud van het recht in hoofde van EVENTUM om volledige vergoeding voor de door haar geleden schade te vorderen mocht deze hoger liggen dan dit forfaitair minimum.
Artikel 11 Promotie
De klant verleent aan EVENTUM de toestemming voor registratie van het evenement op foto of video en aanwending van de beelden voor promotiedoeleinden van EVENTUM, dit alles GDPR conform.
Artikel 12 Geschillen
Alle klachten dienen steeds aangetekend en uiterlijk 8 dagen na de feiten bij EVENTUM. In geval van geschil betreffende het bestaan, de interpretatie en/of uitvoering van de overeenkomst, inclusief betreffende betalingen, zullen enkel de rechtbanken van Brugge bevoegd zijn. Op de overeenkomst is enkel het Belgisch Recht van toepassing.